Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
HJL Tilintarkastajapalvelut Oy, y-tunnus: 2876990-3
Yhteystiedot:
Olavinkatu 50
57100 SAVONLINNA
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
HJL Tilintarkastajapalvelut Oy / Jukka Lievonen
Olavinkatu 50
57100 SAVONLINNA
0400 699 274
jukka.lievonen@hjl.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä on tiedot nykyisistä ja aiemmista asiakkaista sekä asiakkaille suoritettujen toimeksiantojen yhteydessä tallennetut tarpeelliset tiedot.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Toimintaamme liittyy henkilötietojen käsittelyä asiakasrekisterin, toimeksiantojen suorittamisessa kerätyn tarpeellisen tiedon sekä muiden lakisääteisten rekisterien ylläpidon yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen tilintarkastus- ja muissa toimeksiannoissa
- asiakas- ja sidosryhmätietojen käsittely
- työnhakijoiden tietojen käsittely rekrytointitarkoituksia ja hr-toimintoja varten.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Asiakasrekisteriin on tallennettu tarpeelliset tiedot lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi toimeksiannoissa sekä tiedot nykyisistä ja edellisistä asiakkaista.
Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:
nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, asema yrityksessä, yrityksen status, toimiala, asiakkuuden tyyppi, osoitetiedot sekä tiedot vastuuhenkilöistä. Asiakasrekisteri voi sisältää myös henkilötunnuksia luotettavaa tunnistamista varten.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen
HJL Tilintarkastajapalvelut Oy
Olavinkatu 50
57100 Savonlinna
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot lain sallimissa tapauksissa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- asiakkailta asiakassuhteen syntyessä sekä julkisista lähteistä asiakasyritykseen liittyen
- toimeksiantojen suorittamisen yhteydessä kerätyistä tarpeellisista tiedoista
- ulkopuolisilta palveluntuottajilta sekä julkisista lähteistä kuten Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin HJL Tilintarkastajapalvelut Oy:n ulkopuolelle.
Tietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden puitteissa viranomaisille.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa lakisääteiset säilytysajat huomioiden.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Työntekijät ovat salassapitovelvollisia rekisteriin tallennetuista tiedoista. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina sähköisessä muodossa. Henkilötietojen käyttö on rajattu ja suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietoja säilytetään virussuojatuin ja palomuurein varustetuilla käyttöpäätteillä.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
